Automatisierungspotenzial dank Gemeinsamen Fachdienst Business Process Automation (GFD BPA)

ShortId

25.3647

Id

20253647

Updated

14.11.2025 02:50

Language

Title

Automatisierungspotenzial dank Gemeinsamen Fachdienst Business Process Automation (GFD BPA)

AdditionalIndexing

04;34

1

PriorityCouncil1

Ständerat

Texts

Die digitale Transformation der Bundesverwaltung erfordert nicht nur neue Technologien, sondern auch neue Formen der Zusammenarbeit. Ein zentraler Hebel ist dabei die Prozessautomatisierung: Sie ermöglicht es, Routinetätigkeiten effizienter, schneller und ressourcenschonender abzuwickeln. Das Projekt „Gemeinsamer Fachdienst Business Process Automation“ (GFD BPA), das im Rahmen der Strategie Digitale Bundesverwaltung lanciert wurde, stellt einen wichtigen Schritt dar, um ressortübergreifend Automatisierungspotenziale gezielt zu erschliessen. Es zielt darauf ab, unter der Leitung des Generalsekretariats WBF gemeinsam mit dem Bundesamt für Informatik und Telekommunikation (BIT) eine koordinierte, aber föderal skalierbare Automatisierungslandschaft aufzubauen – mit einer neuen Fachstelle BPA als fachlichem Kompetenzzentrum.Mit dem Postulat 24.3582 wurde bereits angeregt, das Effizienzpotenzial durch digitale Lösungen – insbesondere durch Automatisierung – aufzuzeigen. Der Aufbau des GFD BPA greift dieses Anliegen auf und leistet einen konkreten Beitrag zur Umsetzung der darin formulierten Ziele.
1. Mit gemeinsamen Fachdiensten verfolgt der Bundesrat das Ziel mehr gemeinsame, statt individuelle Lösungen zu fördern. Der sogenannte gemeinsame Fachdienst «Business Process Automation» (GFD BPA) verfolgt das Ziel, bundesweit wiederkehrende Arbeitsabläufe so zu automatisieren, dass sie schneller und fehlerärmer ablaufen. Effizienzgewinne ergeben sich dabei insbesondere durch eine übergreifende Prozessharmonisierung, anschliessende Automatisierung sowie den Einsatz standardisierter Automatisierungslösungen. 2. Der GFD BPA hat eine erste Bedarfserhebung durchgeführt, bei der aus allen Departementen Automatisierungspotentiale gemeldet wurden. Eine vertiefte Bedarfsanalyse ist vorgesehen. Der GFD BPA befindet sich aktuell in der Initialisierungsphase. In dieser Phase werden anhand von Pilotprojekten die vorgesehene Methodik einschliesslich rechtlicher Abklärungen, die Wirtschaftlichkeit und das Geschäftsmodell validiert. Das darauf basierende Umsetzungskonzept des GFD BPA wird dem Digitalisierungsrat Bund (DRB) mit Abschluss der Initialisierungsphase zur Konsultation vorgelegt.  3. Erfahrungswerte aus Wirtschaft und Verwaltung sowie verschiedene «Proof of Concepts» einzelner Verwaltungseinheiten des Bundes zeigen, dass mittels Prozessharmonisierung und -automatisierung Einsparungen bei der Bearbeitungszeit von Vorgängen möglich werden. Durch den Wegfall redundanter Eigenlösungen und die Bündelung von Tool- und Schulungskosten erwartet der Bundesrat zudem weitere Effizienzgewinne, ohne Leistungen zu beschneiden. Die dezentral anfallende Wirkung wird bei der Umsetzung nachzuweisen sein, wobei ihr die zentralen Aufwände des GFD BPA gegenüberzustellen sind. 4. Die Federführung für die als Projekt geführte Initialisierungsphase des GFD BPA liegt beim Generalsekretariat WBF. Das Bundesamt für Informatik und Telekommunikation ist der Informatikleistungserbringer des GFD BPA und koordiniert die externen Informatikdienstleister. Die Beschaffung wird durch das Bundesamt für Bauten und Logistik koordiniert. Vorgesehen ist, dass die Bundeskanzlei unter Einbezug des DRB das Gesamtportfolio der GFD aus strategischer Sicht steuern wird. Der Bereich DTI soll beim Portfoliomanagement und der Methodik unterstützen.   Das im GFD BPA gesammelte Wissen wird dort zentral aufbereitet und zugänglich gemacht. Regelmässige Erfahrungsaustausche, Schulungs- und Community-Formate, die vom GFD BPA durchgeführt werden, sorgen dafür, dass Best Practices und Blueprints verwaltungsweit genutzt und weiterentwickelt werden können.  5. Die Initialisierungsphase bis Ende 2025 wird durch das WBF finanziert. Erste Wirtschaftlichkeitsanalysen deuten darauf hin, dass die Folgefinanzierung im Rahmen der geltenden Regelungen gesichert sein sollte. Für die nachfolgende Aufbau- sowie Betriebsphase sind verschiedene Finanzierungsvarianten in Prüfung.  Die institutionelle Verankerung wird über die künftige Weisung zu den «Gemeinsamen Fachdiensten» sowie durch den Bereich DTI gemeinsam mit dem DRB und damit unter Einbezug der Departemente konkretisiert werden.
Der Bundesrat wird gebeten, folgende Fragen zu beantworten:  1. Wie beurteilt der Bundesrat die strategische Bedeutung des Projekts GFD BPA im Kontext der Digitalstrategie der Bundesverwaltung und im Hinblick auf die Hebung ressortübergreifender Effizienzpotenziale unter den aktuellen finanzpolitischen Rahmenbedingungen? 2. Welche systematischen Massnahmen plant der Bundesrat, um das Automatisierungspotenzial innerhalb der Bundesverwaltung zu erheben (z. B. durch Umfragen oder Analysen) und daraus ein passendes fachliches und organisatorisches Umsetzungskonzept für das GFD BPA abzuleiten? 3. Wie schätzt der Bundesrat das Spar- und Entlastungspotenzial durch Prozessautomatisierung ein? Kann das Projekt GFD BPA zur Umsetzung der Sparziele beitragen – ohne substanzielle Leistungseinbussen? 4. Welche Akteure sind aktuell in das Projekt eingebunden (z. B. Generalsekretariate, BIT, Ämter)? Wie wird sichergestellt, dass das erarbeitete Wissen verwaltungsweit verfügbar gemacht und skaliert werden kann? 5. Welche politischen oder administrativen Schritte sind aus Sicht des Bundesrats notwendig, um das Projekt langfristig zu verankern? Gibt es bereits Überlegungen zur institutionellen oder finanziellen Absicherung über die Initialisierungsphase hinaus?
Automatisierungspotenzial dank Gemeinsamen Fachdienst Business Process Automation (GFD BPA)

State

Erledigt

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Index

0

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- Die digitale Transformation der Bundesverwaltung erfordert nicht nur neue Technologien, sondern auch neue Formen der Zusammenarbeit. Ein zentraler Hebel ist dabei die Prozessautomatisierung: Sie ermöglicht es, Routinetätigkeiten effizienter, schneller und ressourcenschonender abzuwickeln. Das Projekt „Gemeinsamer Fachdienst Business Process Automation“ (GFD BPA), das im Rahmen der Strategie Digitale Bundesverwaltung lanciert wurde, stellt einen wichtigen Schritt dar, um ressortübergreifend Automatisierungspotenziale gezielt zu erschliessen. Es zielt darauf ab, unter der Leitung des Generalsekretariats WBF gemeinsam mit dem Bundesamt für Informatik und Telekommunikation (BIT) eine koordinierte, aber föderal skalierbare Automatisierungslandschaft aufzubauen – mit einer neuen Fachstelle BPA als fachlichem Kompetenzzentrum.Mit dem Postulat 24.3582 wurde bereits angeregt, das Effizienzpotenzial durch digitale Lösungen – insbesondere durch Automatisierung – aufzuzeigen. Der Aufbau des GFD BPA greift dieses Anliegen auf und leistet einen konkreten Beitrag zur Umsetzung der darin formulierten Ziele.
- 1. Mit gemeinsamen Fachdiensten verfolgt der Bundesrat das Ziel mehr gemeinsame, statt individuelle Lösungen zu fördern. Der sogenannte gemeinsame Fachdienst «Business Process Automation» (GFD BPA) verfolgt das Ziel, bundesweit wiederkehrende Arbeitsabläufe so zu automatisieren, dass sie schneller und fehlerärmer ablaufen. Effizienzgewinne ergeben sich dabei insbesondere durch eine übergreifende Prozessharmonisierung, anschliessende Automatisierung sowie den Einsatz standardisierter Automatisierungslösungen. 2. Der GFD BPA hat eine erste Bedarfserhebung durchgeführt, bei der aus allen Departementen Automatisierungspotentiale gemeldet wurden. Eine vertiefte Bedarfsanalyse ist vorgesehen. Der GFD BPA befindet sich aktuell in der Initialisierungsphase. In dieser Phase werden anhand von Pilotprojekten die vorgesehene Methodik einschliesslich rechtlicher Abklärungen, die Wirtschaftlichkeit und das Geschäftsmodell validiert. Das darauf basierende Umsetzungskonzept des GFD BPA wird dem Digitalisierungsrat Bund (DRB) mit Abschluss der Initialisierungsphase zur Konsultation vorgelegt.  3. Erfahrungswerte aus Wirtschaft und Verwaltung sowie verschiedene «Proof of Concepts» einzelner Verwaltungseinheiten des Bundes zeigen, dass mittels Prozessharmonisierung und -automatisierung Einsparungen bei der Bearbeitungszeit von Vorgängen möglich werden. Durch den Wegfall redundanter Eigenlösungen und die Bündelung von Tool- und Schulungskosten erwartet der Bundesrat zudem weitere Effizienzgewinne, ohne Leistungen zu beschneiden. Die dezentral anfallende Wirkung wird bei der Umsetzung nachzuweisen sein, wobei ihr die zentralen Aufwände des GFD BPA gegenüberzustellen sind. 4. Die Federführung für die als Projekt geführte Initialisierungsphase des GFD BPA liegt beim Generalsekretariat WBF. Das Bundesamt für Informatik und Telekommunikation ist der Informatikleistungserbringer des GFD BPA und koordiniert die externen Informatikdienstleister. Die Beschaffung wird durch das Bundesamt für Bauten und Logistik koordiniert. Vorgesehen ist, dass die Bundeskanzlei unter Einbezug des DRB das Gesamtportfolio der GFD aus strategischer Sicht steuern wird. Der Bereich DTI soll beim Portfoliomanagement und der Methodik unterstützen.   Das im GFD BPA gesammelte Wissen wird dort zentral aufbereitet und zugänglich gemacht. Regelmässige Erfahrungsaustausche, Schulungs- und Community-Formate, die vom GFD BPA durchgeführt werden, sorgen dafür, dass Best Practices und Blueprints verwaltungsweit genutzt und weiterentwickelt werden können.  5. Die Initialisierungsphase bis Ende 2025 wird durch das WBF finanziert. Erste Wirtschaftlichkeitsanalysen deuten darauf hin, dass die Folgefinanzierung im Rahmen der geltenden Regelungen gesichert sein sollte. Für die nachfolgende Aufbau- sowie Betriebsphase sind verschiedene Finanzierungsvarianten in Prüfung.  Die institutionelle Verankerung wird über die künftige Weisung zu den «Gemeinsamen Fachdiensten» sowie durch den Bereich DTI gemeinsam mit dem DRB und damit unter Einbezug der Departemente konkretisiert werden. 
- Der Bundesrat wird gebeten, folgende Fragen zu beantworten:  1. Wie beurteilt der Bundesrat die strategische Bedeutung des Projekts GFD BPA im Kontext der Digitalstrategie der Bundesverwaltung und im Hinblick auf die Hebung ressortübergreifender Effizienzpotenziale unter den aktuellen finanzpolitischen Rahmenbedingungen? 2. Welche systematischen Massnahmen plant der Bundesrat, um das Automatisierungspotenzial innerhalb der Bundesverwaltung zu erheben (z. B. durch Umfragen oder Analysen) und daraus ein passendes fachliches und organisatorisches Umsetzungskonzept für das GFD BPA abzuleiten? 3. Wie schätzt der Bundesrat das Spar- und Entlastungspotenzial durch Prozessautomatisierung ein? Kann das Projekt GFD BPA zur Umsetzung der Sparziele beitragen – ohne substanzielle Leistungseinbussen? 4. Welche Akteure sind aktuell in das Projekt eingebunden (z. B. Generalsekretariate, BIT, Ämter)? Wie wird sichergestellt, dass das erarbeitete Wissen verwaltungsweit verfügbar gemacht und skaliert werden kann? 5. Welche politischen oder administrativen Schritte sind aus Sicht des Bundesrats notwendig, um das Projekt langfristig zu verankern? Gibt es bereits Überlegungen zur institutionellen oder finanziellen Absicherung über die Initialisierungsphase hinaus?
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