Zeitpunkt der Löschung von nicht mehr aktiven Mailaccounts des Bundes

ShortId
25.4411
Id
20254411
Updated
18.02.2026 21:34
Language
de
Title
Zeitpunkt der Löschung von nicht mehr aktiven Mailaccounts des Bundes
AdditionalIndexing
04;34;1236
1
PriorityCouncil1
Ständerat
Texts
  • <p>Die Geschäftsprüfungskommissionen (GPK) der eidgenössischen Räte haben 2023 eine Inspektion zu den Indiskretionen im Zusammenhang mit Covid-19-Geschäften des Bundesrates durchgeführt. Sie haben sich dabei unter anderem mit der Frage befasst, zu welchem Zeitpunkt E-Mails von aus dem Bundesrat oder aus der Bundesverwaltung ausgetretenen Personen gelöscht werden sollen. Heute gilt eine Dauer von 135 Tagen zwischen Austritt und Löschung. Mit der gleichen Thematik hat sich auch die GPK des Ständerates (GPK-S) befasst; dies im Zusammenhang mit dem Vorwurf von nicht auffindbaren E-Mails im Generalsekretariat des Eidgenössischen Departements des Innern.&nbsp;</p><p>Die beiden GPK haben in ihrem Bericht vom 17. November 2023 (BBl 2024 335, S.&nbsp;35) festgestellt, dass für diese Frist keine gesetzliche Grundlage besteht. Sie beurteilten die geltende Dauer im Fall von Departementsvorsteherinnen und -vorstehern sowie weiteren Personen, die eine Kaderstelle innehaben, weder als angemessen noch verhältnismässig. Sie begründeten diese Beurteilung damit, dass für die GPK ein Sachverhalt unter Umständen nicht mehr einwandfrei nachvollzogen werden kann, wenn ein Mailaccount bereits nach 135 Tagen nach Austritt der betroffenen Person gelöscht wird. Deshalb empfahlen sie dem Bundesrat im genannten Bericht (Empfehlung&nbsp;2), dafür zu sorgen, dass eine konkrete gesetzliche Grundlage für diese Dauer geschaffen wird und die Daten im Fall von Departementsvorsteherinnen und -vorstehern sowie weiteren Personen in Kaderfunktionen erst deutlich später als nach 135 Tagen gelöscht werden.&nbsp;</p><p>Auch die GPK-S lud den Bundesrat in ihrem Bericht vom 10.&nbsp;Oktober 2023 (BBl 2023&nbsp;2703, S. 19) dazu ein, die Möglichkeit zu prüfen, dass bei Weggang von Mitarbeitenden elektronische Daten länger als 135 Tage verfügbar sind.</p><p>Der Bundesrat erachtete eine Verlängerung der Dauer bisher nicht für angezeigt (vgl. Bericht des Bundesrates «Archivierung und Ablage von Dokumenten sowie Verfahren bei Zugangsgesuchen nach BGÖ» vom 13.&nbsp;Dezember 2024). Die GPK hält aufgrund ihrer Interessensabwägung an ihrer Haltung fest. Im Unterschied zur Empfehlung vom November 2023 beschränkt sich der vorliegende Motionstext nicht auf Mitglieder des Bundesrates und Mitarbeitende der Bundesverwaltung, sondern bezieht sich auf die Mailaccounts sämtlicher Magistratspersonen des Bundes und aller Bundesangestellten.</p>
  • <p>E-Mails in den Mailaccounts von Mitarbeitenden der Bundesverwaltung sowie Mitgliedern des Bundesrates können während einer Dauer von 135&nbsp;Tagen nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses wiederhergestellt werden. Diese Frist setzt sich zusammen aus 45&nbsp;Tagen, in denen der Account inaktiv ist, bevor er gelöscht wird, und den darauffolgenden 90&nbsp;Tagen, während derer gelöschte Mails noch wiederhergestellt werden können.</p><p>&nbsp;</p><p>Die Pflicht zur endgültigen Löschung der Daten von Personal, das aus der Bundesverwaltung ausgetreten ist, ergibt sich hauptsächlich aus dem Grundsatz der Verhältnismässigkeit, der im Datenschutzgesetz vom 25.&nbsp;September 2020 (DSG, SR&nbsp;<i>235.1</i>) ausdrücklich verankert ist. Dieser Grundsatz verlangt, dass die Aufbewahrungsfrist nicht länger ist als unbedingt erforderlich. Zugleich ist darauf hinzuweisen, dass der Nutzen einer längeren Frist nur sehr begrenzt wäre, da alle geschäftsrelevanten Informationen in den elektronischen Geschäftsverwaltungssystemen bearbeitet werden, wie namentlich in der Verordnung vom 3.&nbsp;April 2019 über die elektronische Geschäftsverwaltung in der Bundesverwaltung (GEVER-Verordnung, SR&nbsp;<i>172.010.441</i>) vorgesehen.</p><p>&nbsp;</p><p>Hinzu kommt, dass auf technischer Ebene zusätzliche Speicherkapazitäten bereitgestellt werden müssen. Eine Verlängerung der Aufbewahrungsdauer erhöht das Risiko von Überschneidungen und Doppelspurigkeiten bei der Datenspeicherung infolge rascher personeller Wechsel oder aufgrund von Personen mit gleichlautendem Namen. Um dies zu vermeiden, müssen zusätzliche Personalaufwände eingeplant werden.</p><p>&nbsp;</p><p>Ferner ist angesichts der Forderung, dass die Bundesverwaltung ihre Kosten senkt, auch zu berücksichtigen, wie sich die Kosten für Speicherplatz finanziell auswirken: Eine präzise Kostenschätzung ist zum jetzigen Zeitpunkt nicht möglich; dazu müssten die genauen Aufbewahrungsfristen und der betroffene Personenkreis definiert werden. Nach heutiger Einschätzung würde die Einführung einer längeren Frist von mindestens einem Jahr für sämtliche Mitarbeitenden der Bundesverwaltung zusätzliche wiederkehrende Kosten von mindestens 0,3 bis 0,5&nbsp;Millionen Franken pro Jahr verursachen. Falls die Frist nur für Mitarbeitende ab einer bestimmten Lohnklasse verlängert würde, nähme der genannte Betrag weitgehend proportional ab. Der Hauptteil der Kosten entfiele auf die zusätzlichen Speicherkapazitäten und den Personalaufwand. Im Übrigen geht es nach dem Wortlaut der Motion nicht mehr nur um die Mailaccounts der Mitglieder des Bundesrates und der Mitarbeitenden der Bundesverwaltung, sondern um jene von sämtlichen Magistratspersonen des Bundes und aller Bundesangestellten. Entsprechend müssten also beachtliche Finanzmittel für eine Verlängerung des Zugriffs auf die nicht mehr aktiven Mailaccounts sämtlicher Magistratspersonen des Bundes sowie sämtlicher Bundesangestellten bereitgestellt werden.</p><p>&nbsp;</p><p>Diese Gründe stehen einer Verlängerung der Löschfrist für nicht mehr aktive Mailaccounts des Bundes entgegen.</p><p>&nbsp;</p><p>Daher hält der Bundesrat an seiner bisherigen Einschätzung fest und bekräftigt, dass eine Verlängerung der Löschfrist für nicht mehr aktive Mailaccounts in keiner Weise angezeigt ist; zudem weist er nachdrücklich auf die finanziellen Auswirkungen hin, welche die Kosten einer solchen Fristverlängerung mit sich brächten.</p><p><br><br>Der Bundesrat beantragt die Ablehnung der Motion.</p>
  • <p>Der Bundesrat wird beauftragt, dem Parlament einen Entwurf zu einer Gesetzesbestimmung zu unterbreiten, welche festlegt, zu welchem Zeitpunkt nicht mehr aktive Mailaccounts von Magistratspersonen des Bundes sowie von Bundesangestellten und die darin enthaltenen Mails nach ihrem Austreten gelöscht werden.</p><p>Dabei soll die Aufbewahrungsdauer zwischen Austritt der Person und Löschung von der hierarchischen Stufe der Inhaberin bzw. des Inhabers des Mailaccounts abhängen. Zumindest im Fall von Magistratspersonen und Mitarbeitenden der Bundesverwaltung ab einer festzulegenden Hierarchiestufe soll die Dauer mindestens ein Jahr betragen. Bei den restlichen Funktionen ist ebenfalls eine angemessene Verlängerung der heutigen Aufbewahrungsdauer von 135 Tagen anzustreben.</p>
  • Zeitpunkt der Löschung von nicht mehr aktiven Mailaccounts des Bundes
State
Stellungnahme zum Vorstoss liegt vor
Related Affairs
Drafts
  • Index
    0
    Texts
    • <p>Die Geschäftsprüfungskommissionen (GPK) der eidgenössischen Räte haben 2023 eine Inspektion zu den Indiskretionen im Zusammenhang mit Covid-19-Geschäften des Bundesrates durchgeführt. Sie haben sich dabei unter anderem mit der Frage befasst, zu welchem Zeitpunkt E-Mails von aus dem Bundesrat oder aus der Bundesverwaltung ausgetretenen Personen gelöscht werden sollen. Heute gilt eine Dauer von 135 Tagen zwischen Austritt und Löschung. Mit der gleichen Thematik hat sich auch die GPK des Ständerates (GPK-S) befasst; dies im Zusammenhang mit dem Vorwurf von nicht auffindbaren E-Mails im Generalsekretariat des Eidgenössischen Departements des Innern.&nbsp;</p><p>Die beiden GPK haben in ihrem Bericht vom 17. November 2023 (BBl 2024 335, S.&nbsp;35) festgestellt, dass für diese Frist keine gesetzliche Grundlage besteht. Sie beurteilten die geltende Dauer im Fall von Departementsvorsteherinnen und -vorstehern sowie weiteren Personen, die eine Kaderstelle innehaben, weder als angemessen noch verhältnismässig. Sie begründeten diese Beurteilung damit, dass für die GPK ein Sachverhalt unter Umständen nicht mehr einwandfrei nachvollzogen werden kann, wenn ein Mailaccount bereits nach 135 Tagen nach Austritt der betroffenen Person gelöscht wird. Deshalb empfahlen sie dem Bundesrat im genannten Bericht (Empfehlung&nbsp;2), dafür zu sorgen, dass eine konkrete gesetzliche Grundlage für diese Dauer geschaffen wird und die Daten im Fall von Departementsvorsteherinnen und -vorstehern sowie weiteren Personen in Kaderfunktionen erst deutlich später als nach 135 Tagen gelöscht werden.&nbsp;</p><p>Auch die GPK-S lud den Bundesrat in ihrem Bericht vom 10.&nbsp;Oktober 2023 (BBl 2023&nbsp;2703, S. 19) dazu ein, die Möglichkeit zu prüfen, dass bei Weggang von Mitarbeitenden elektronische Daten länger als 135 Tage verfügbar sind.</p><p>Der Bundesrat erachtete eine Verlängerung der Dauer bisher nicht für angezeigt (vgl. Bericht des Bundesrates «Archivierung und Ablage von Dokumenten sowie Verfahren bei Zugangsgesuchen nach BGÖ» vom 13.&nbsp;Dezember 2024). Die GPK hält aufgrund ihrer Interessensabwägung an ihrer Haltung fest. Im Unterschied zur Empfehlung vom November 2023 beschränkt sich der vorliegende Motionstext nicht auf Mitglieder des Bundesrates und Mitarbeitende der Bundesverwaltung, sondern bezieht sich auf die Mailaccounts sämtlicher Magistratspersonen des Bundes und aller Bundesangestellten.</p>
    • <p>E-Mails in den Mailaccounts von Mitarbeitenden der Bundesverwaltung sowie Mitgliedern des Bundesrates können während einer Dauer von 135&nbsp;Tagen nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses wiederhergestellt werden. Diese Frist setzt sich zusammen aus 45&nbsp;Tagen, in denen der Account inaktiv ist, bevor er gelöscht wird, und den darauffolgenden 90&nbsp;Tagen, während derer gelöschte Mails noch wiederhergestellt werden können.</p><p>&nbsp;</p><p>Die Pflicht zur endgültigen Löschung der Daten von Personal, das aus der Bundesverwaltung ausgetreten ist, ergibt sich hauptsächlich aus dem Grundsatz der Verhältnismässigkeit, der im Datenschutzgesetz vom 25.&nbsp;September 2020 (DSG, SR&nbsp;<i>235.1</i>) ausdrücklich verankert ist. Dieser Grundsatz verlangt, dass die Aufbewahrungsfrist nicht länger ist als unbedingt erforderlich. Zugleich ist darauf hinzuweisen, dass der Nutzen einer längeren Frist nur sehr begrenzt wäre, da alle geschäftsrelevanten Informationen in den elektronischen Geschäftsverwaltungssystemen bearbeitet werden, wie namentlich in der Verordnung vom 3.&nbsp;April 2019 über die elektronische Geschäftsverwaltung in der Bundesverwaltung (GEVER-Verordnung, SR&nbsp;<i>172.010.441</i>) vorgesehen.</p><p>&nbsp;</p><p>Hinzu kommt, dass auf technischer Ebene zusätzliche Speicherkapazitäten bereitgestellt werden müssen. Eine Verlängerung der Aufbewahrungsdauer erhöht das Risiko von Überschneidungen und Doppelspurigkeiten bei der Datenspeicherung infolge rascher personeller Wechsel oder aufgrund von Personen mit gleichlautendem Namen. Um dies zu vermeiden, müssen zusätzliche Personalaufwände eingeplant werden.</p><p>&nbsp;</p><p>Ferner ist angesichts der Forderung, dass die Bundesverwaltung ihre Kosten senkt, auch zu berücksichtigen, wie sich die Kosten für Speicherplatz finanziell auswirken: Eine präzise Kostenschätzung ist zum jetzigen Zeitpunkt nicht möglich; dazu müssten die genauen Aufbewahrungsfristen und der betroffene Personenkreis definiert werden. Nach heutiger Einschätzung würde die Einführung einer längeren Frist von mindestens einem Jahr für sämtliche Mitarbeitenden der Bundesverwaltung zusätzliche wiederkehrende Kosten von mindestens 0,3 bis 0,5&nbsp;Millionen Franken pro Jahr verursachen. Falls die Frist nur für Mitarbeitende ab einer bestimmten Lohnklasse verlängert würde, nähme der genannte Betrag weitgehend proportional ab. Der Hauptteil der Kosten entfiele auf die zusätzlichen Speicherkapazitäten und den Personalaufwand. Im Übrigen geht es nach dem Wortlaut der Motion nicht mehr nur um die Mailaccounts der Mitglieder des Bundesrates und der Mitarbeitenden der Bundesverwaltung, sondern um jene von sämtlichen Magistratspersonen des Bundes und aller Bundesangestellten. Entsprechend müssten also beachtliche Finanzmittel für eine Verlängerung des Zugriffs auf die nicht mehr aktiven Mailaccounts sämtlicher Magistratspersonen des Bundes sowie sämtlicher Bundesangestellten bereitgestellt werden.</p><p>&nbsp;</p><p>Diese Gründe stehen einer Verlängerung der Löschfrist für nicht mehr aktive Mailaccounts des Bundes entgegen.</p><p>&nbsp;</p><p>Daher hält der Bundesrat an seiner bisherigen Einschätzung fest und bekräftigt, dass eine Verlängerung der Löschfrist für nicht mehr aktive Mailaccounts in keiner Weise angezeigt ist; zudem weist er nachdrücklich auf die finanziellen Auswirkungen hin, welche die Kosten einer solchen Fristverlängerung mit sich brächten.</p><p><br><br>Der Bundesrat beantragt die Ablehnung der Motion.</p>
    • <p>Der Bundesrat wird beauftragt, dem Parlament einen Entwurf zu einer Gesetzesbestimmung zu unterbreiten, welche festlegt, zu welchem Zeitpunkt nicht mehr aktive Mailaccounts von Magistratspersonen des Bundes sowie von Bundesangestellten und die darin enthaltenen Mails nach ihrem Austreten gelöscht werden.</p><p>Dabei soll die Aufbewahrungsdauer zwischen Austritt der Person und Löschung von der hierarchischen Stufe der Inhaberin bzw. des Inhabers des Mailaccounts abhängen. Zumindest im Fall von Magistratspersonen und Mitarbeitenden der Bundesverwaltung ab einer festzulegenden Hierarchiestufe soll die Dauer mindestens ein Jahr betragen. Bei den restlichen Funktionen ist ebenfalls eine angemessene Verlängerung der heutigen Aufbewahrungsdauer von 135 Tagen anzustreben.</p>
    • Zeitpunkt der Löschung von nicht mehr aktiven Mailaccounts des Bundes

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